Należyta staranność przy nawiązywaniu współpracy z kontrahentem
W kontekście wyboru kontrahenta i rozpoczęcia z nim współpracy organy podatkowe podkreślają istotę dochowania należytej staranności przy weryfikacji działalności kontrahenta. Wydaje się, iż kwestia ta jest oczywista, lecz, jak wskazuje orzecznictwo sądów administracyjnych, wciąż budzi wątpliwości. 

Warto pamiętać, iż nierzetelny kontrahent to tak naprawdę podwójna strata, ponieważ oprócz braku zapłaty za sprzedany towar lub usługę przedsiębiorca dodatkowo traci z uwagi na konieczność zapłaty podatków.

Skutki współpracy z nieuczciwym kontrahentem mogą być bardzo uciążliwe, co w większości wypadków prowadzi do odpowiedzialności finansowej podatnika, który nie zdawał sobie sprawy, że jego kontrahent działa nieuczciwie na rynku (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 22 listopada 2018 r., II FSK 3320/16; wyrok NSA z dnia 22 sierpnia 2018 r., II FSK 2236/16; wyrok NSA z dnia 12 kwietnia 2017 r., sygn. akt I FSK 1342/15).

Wyrokiem z dnia 31 stycznia 2019 r. w sprawie o sygn. akt I FSK 1713/16 Naczelny Sąd Administracyjny podkreślił, iż obowiązkiem podatnika jest zebranie podstawowych danych, kto i gdzie prowadzi działalność gospodarczą, czy jest zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT i czy rozlicza się z tego podatku. Takie czynności winny być podjęte w dobrze pojętym własnym interesie, aby następnie nie okazało się, że nie znamy kontrahenta z którym dokonuje się transakcji. Niesprawdzenie tak podstawowych informacji skreśla możliwość zachowania należytej staranności.

Jak należycie sprawdzić wiarygodność swojego kontrahenta? 
Każdy przedsiębiorca powinien przed podjęciem współpracy z kontrahentem wykonać następujące czynności:
- sprawdzić informacje zawarte w CEIDG w przypadku działalności gospodarczej osoby fizycznej lub spółek cywilnych,
- sprawdzić informacje zawarte na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości w Krajowym Rejestrze Sądowym w przypadku spółek prawa handlowego, np. spółek z o.o.,
- sprawdzić na stronie internetowej resortu finansów Portal Podatkowy, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT,
- przejrzeć opinie o kontrahencie w Internecie,
- zweryfikować faktyczne działania firmy (np. telefonicznie),
- zwrócić się z prośbą do kontrahenta o przedstawienie zaświadczeń o nadaniu numer NIP, REGON lub innych dokumentów rejestrowych lub też zeznań podatkowych.

Powyższe czynności należy traktować jako podstawowe i obowiązkowe dla każdego, kto prowadzi działalność gospodarczą. 

Ponadto przedsiębiorca może dokonać weryfikacji sytuacji finansowej kontrahenta poprzez:
- sprawdzenie, czy firma nie figuruje w Rejestrze Dłużników Niewypłacalnych,
- zbadanie historii firmy i sprawozdań finansowych w KRS,
- sprawdzenie, czy firma nie jest dłużnikiem zgłoszonym do jednego z Biur Informacji Gospodarczej (np. Krajowego Rejestru Długów);
- złożenie wniosku do urzędu skarbowego i ZUS-u o sprawdzenie, czy firma nie zalega z należnościami publicznoprawnymi.

Niestety wspomniane wyżej czynności wymagają uiszczenia dodatkowych opłat.    

Współpraca z kontrahentem – czy faktura wystarczy?
Potwierdzeniem dokonania transakcji bez wątpienia jest faktura VAT, ale dla udowodnienia faktycznie dokonanej transakcji nie jest ona wystarczająca zarówno dla organów podatkowych, jak i dla sądów administracyjnych. Dlatego też w celu udokumentowania współpracy należałoby zawrzeć umowę o świadczenie usług o danym charakterze, wyszczególniając zakres i charakter świadczonych usług oraz cenę. Dodatkowo dowodami odzwierciedlającymi zaistnienie zdarzenia gospodarczego będą protokoły odbioru wykonania danej transakcji czy też dokumenty przedstawiające przebieg operacji finansowych i gospodarczych związanych z faktycznym wykonaniem umowy. 

NSA w wyroku z dnia 18 lipca 2018 r. w sprawie o sygn. akt II FSK 1996/16 wskazał, iż „jeżeli zatem podatnik dysponuje na potwierdzenie dokonania, np. transakcji zakupu usług, określonym dokumentem, z którego wynika, iż usługa została nabyta od wskazanego w tym dokumencie podmiotu, a postępowanie dowodowe wykaże, iż podmiot taki nie wykonał w rzeczywistości tych usług, to w takim przypadku, z omówionych już względów, nie można traktować kwoty uwidocznionej na takim - nieodpowiadającym rzeczywistości dokumencie - w kategoriach kosztów uzyskania przychodów”.

Reasumując, należy dodać, iż niedochowanie należytej staranności przy zawieraniu transakcji z kontrahentem jest podstawą dla organów podatkowych do odmówienia prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur wystawionych przez ten podmiot.

Zgłoś swoje problemy z urzędami i instytucjami!
Napisz jakiej pomocy potrzebujesz a niezwłocznie odpowiemy.

Telefon
tel. +48 (22) 10 22 120

E-mail

Klinika Podatnika - Walczymy o Twój biznes!

Klinika Podatnika Sp. z o.o. ul. Tytusa Chałubińskiego 8, 00-613 Warszawa
KRS:0000668319 NIP: 7010673661 REGON: 36677245000000